Mejorando la productividad en 10x con la ayuda de Trello y un buen sistema.

Mejorando la productividad en 10x con la ayuda de Trello y un buen sistema.

A propósito de la conferencia 10X Growth (https://10xgrowthcon.com/) en la que participé este fin de semana en Miami, decidí compartir mi experiencia mejorando mi productividad en 10x con la ayuda de un sistema sencillo y el software Trello.

Para que tengan un poco de contexto acerca de mí y lo que hago, soy un joven desarrollador de software de Bogotá, Colombia. Aunque me gradué de Ingeniero Industrial en la Universidad, llevo haciendo aplicaciones y plataformas web por cerca de 8 años. Empecé muy joven en el negocio y era muy desorganizado, siempre he pensado que si hubiera sido un poco más organizado con mis tareas y mis prioridades podría haber logrado mucho más a pesar de mi corta edad.

Sin embargo, pude conseguir clientes, desarrollé aplicaciones para mí mismo y aprendí mucho durante mis primeros años. Crecí como programador pero no crecí en la organización de mi tiempo.

Los desarrolladores somos PÉSIMOS definiendo los tiempos de un desarrollo.

Creo que después de 8 años sólo he acertado una vez en el tiempo de desarrollo de un proyecto, fue la semana pasada.

Siempre he considerado que este es mi principal defecto como desarrollador y como profesional. Dicen que el primer paso en resolver un problema es reconocerlo. El segundo paso es tomar acción.

La principal fuente de complejidad en la organización de mi tiempo deriva de la cantidad de proyectos que estamos manejando en mi empresa (donde desempeño funciones de project manager), en adición a mis proyectos personales (donde soy el principal desarrollador).

Fue así donde leí acerca de un sistema llamado la Matriz Eisenhower.

Matriz Eisenhower

Es muy sencillo. Las tareas se organizan de acuerdo a prioridad y no a urgencia. En mi caso siempre he organizado mis tareas de acuerdo a una fecha límite de entrega que se acerca o a la consecuencia que puede tener no realizarlas.

La matriz es la siguiente:

Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante.

Las tareas se organizan de acuerdo a su importancia y urgencia en los siguientes cuadrantes: importante/urgente, importante/no urgente, urgente/no importante, no urgente/no importante.

De esta forma se tiene mayor claridad sobre la acción que debemos tomar sobre cada tarea. Ahora sabemos con claridad si debemos hacer la tarea, delegarla o eliminarla.

¿Cómo le metemos un poco de software a esto?

Buscando en Google encontré que Trello (software de gestión de tareas), cuenta con una plantilla para trabajar la Matriz Eisenhower. Se tiene una columna donde se agregan las tareas, y luego columnas para cada una de las categorías de la matriz.

Pueden usar el tablero en el siguiente enlace, es público: https://trello.com/b/CXVefGzw/to-dos-eisenhower-matrix-style

Después de usarlo por cerca de 2 meses, puedo decir que me ha ayudado mucho en la organización de mis tareas. Especialmente porque tener todas mis tareas de forma visual y organizadas por prioridad me da un sentido de seguridad que antes no tenía.

La herramienta me ha ayudado disminuyendo el estrés de tener tareas sin completar porque ahora sé fácilmente la acción que debo tomar para completar cada elemento de mi lista.

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